Festival seçkisine dahil edilen eserlerin sahipleri www.filmfreeway.com adresine filmlerini yüklerken mail adreslerini de yüklemeleri zorunludur. Mail üzerinden kurulacak iletişim ile başvuru formu gönderilecektir. Formun doldurulması ve geri gönderilmesi zorunludur.
Ön seçici kurul, festival yürütme kurulundan ve/veya festival yürütme kurulunun kendisi dışında seçeceği uzmanlardan oluşur. Ön seçimi yapacak olan kurulun üye sayısını festival kurulu belirler. Katılma koşullarına uygun olmayan eserler ön seçici kurula izlettirilmeyecektir. Finale kalan eserler ön kurul tarafından belirlendikten sonra web sitesi üzerinden ilan edilir.
Yarışmadan sonra festival arşivinde bulundurulacak olan kopyaların 60 saniyeyi aşmayacak şekilde bir kısmı, Film Afişi ya da filmden birkaç kare tanıtım amaçlı olarak görsel ve basılı medyada gösterilmesini eser sahibi koşulsuz olarak kabul etmiş sayılır.
Finale kalan filmlerin festival kapsamında halka açık yerlerde gösteriminden dolayı herhangi bir telif ücreti ödenmez.
Başvuru sahibi, online başvurusunu tamamladığı andan itibaren festival yarışma şartnamesindeki tüm koşulları kabul etmiş sayılır. Yarışmacı; film gösterimleriyle ilgili tüm iş ve işlemlerden, ayrıca 05/12/1951 tarihli ve 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında doğabilecek telif hakları, eser sahipliği, kullanım izinleri ve benzeri tüm hukuki sorumluluklardan bizzat sorumlu olduğunu kabul ve beyan eder.
Başvuru yapılan eserlerde kullanılan özgün olmayan müzik, fotoğraf, video, görsel efekt, yapay zekâ ile üretilmiş içerik veya diğer materyallerin telif haklarına ilişkin tüm yükümlülükler eser sahibine aittir. Festival komitesi, bu içeriklerden doğabilecek hiçbir hukuki ihlal veya hak talebinden sorumlu tutulamaz.
Filmin yasal hak sahibi, başvuruda bulunan eserin tamamen yasal yollarla üretildiğini, üçüncü şahısların telif ve kullanım haklarını ihlal etmediğini ve tüm gerekli izinlerin alınmış olduğunu taahhüt eder.
Yapımlar izleyiciye ve seçici kurula festival yönetiminin uygun gördüğü salonlarda sunulur. Seans, salon ve program değişikliği önerilemez.
Filmlerin ne şartlarda oylanacağı ve ödüllendirileceği festival komitesi tarafından belirlenir.
Ön eleme sonucunda belirlenecek filmlere ait doldurulması istenen başvuru formunun gönderiminin sorumluluğu eser sahibine aittir.
Ön eleme jürisinin ve yarışma jürisinin kararları kesindir. Ön eleme sonuçları açıklandıktan sonra katılımcı filmini geri çekemez.
Yarışmaya katılan filmlere herhangi bir katılım veya gösterim ücreti ödenmez.
Festival yönetimi, festival programına dahil olan filmlerden, gösterim için gerekli teknik özelliklere ve hukuki niteliklere sahip olmayan filmleri gösterim programından çıkarma hakkına sahiptir. Kısa Film Yarışmasına katılan yapımcı, yönetmen, oyuncu ve filme katkısı bulunan diğer kişiler bu kuralları kabul etmiş sayılırlar. Bu yönetmelikten, yapıma katkısı bulunan kişileri haberdar etmek başvuru sahibi olan filmin yasal sahibinin sorumluluğundadır. Ayrıca yönetmelikteki değişiklik hakkı Festival Komitesine aittir.